Manual explicativo del funcionamiento general del sistema CREATIVA 1. ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA El sistema Creativa está pensado para que una empresa pueda controlar sus operaciones comerciales, de inventario, caja y documentos desde una misma plataforma. Para entender cómo funciona, primero hay que entender su estructura básica. 2. TIENDAS (SUCURSALES) Las TIENDAS o sucursales representan los distintos puntos de operación del negocio. Una empresa puede tener una sola tienda o varias. Cada tienda trabaja como una unidad operativa propia dentro del sistema. Eso significa que cada tienda puede manejar sus propios documentos, sus propias cajas y sus propios almacenes. Ejemplo Supongamos que la empresa tiene dos tiendas: - Tienda Lima - Tienda Arequipa Cada una puede operar por separado dentro del sistema. 2.1 Series de documentos por tienda Por lo general, cada tienda maneja su propia serie de documentos. Esto permite identificar fácilmente en qué tienda se generó cada operación. Ejemplo Si la Tienda Lima trabaja con la serie 001, entonces sus documentos podrían salir así: - Pedido de venta: 001-000001 - Boleta: 001-000125 - Factura: 001-000033 - Recibo de caja: 001-000210 - Guía de remisión: 001-000015 - Nota de crédito: 001-000004 - Nota de débito: 001-000002 Si la Tienda Arequipa trabaja con la serie 002, entonces sus documentos saldrían con esa serie. Esto ayuda a mantener orden y control por local. 3. ALMACENES Cada tienda puede tener uno o varios almacenes. Los almacenes son los lugares donde se controla el stock físico de la mercadería. Ejemplo La Tienda Lima puede tener:
- Almacén Principal Lima - Almacén Mostrador Lima Entonces un mismo producto puede tener cantidades distintas en cada almacén. Ejemplo práctico Producto X1: - Almacén Principal Lima: 20 unidades - Almacén Mostrador Lima: 5 unidades El sistema controla por separado ambas cantidades. 4. CAJAS Cada tienda también puede tener una o varias cajas. Las cajas son los puntos donde se registran los movimientos de dinero. Ejemplo La Tienda Lima puede tener: - Caja 1 - Caja 2 Esto permite que varias personas o varios puntos de cobro trabajen al mismo tiempo dentro de la misma tienda. 4.1 Las cajas y su control (RECIBOS) Las cajas sirven para controlar el dinero que entra y sale durante la operación diaria del negocio. No solo registran efectivo, sino también otros medios de pago. No solo se registran los ingresos a la caja también sus egresos, CADA REGISTRO SEA POR INGRESO O EGRESO DE CAJA GENERA UN DOCUMENTO QUE EN EL SISTEMA SE LLAMA “RECIBO” 4.2. RECIBOS de caja El recibo de caja es el documento que registra el ingreso o egreso de dinero relacionado con una venta o con una cobranza hacia una caja. En CREATIVA tiene relación muy importante con el pedido de venta, porque ayuda a saber cómo se ha pagado ese pedido. Ejemplo (ingreso) - Pedido: 001-000120 en la TIENDA Arequipa en la Caja Arequipa - Total: S/ 300 Se registran: - Recibo 001-000201 por S/ 100 en efectivo en Caja Arequipa - Recibo 001-000202 por S/ 200 en transferencia en Caja Arequipa Entonces el pedido queda cancelado. Ejemplo (egreso) - Se compra papel para la oficina: S/ 40 en efectivo.
Se registra un recibo de egreso con medio de pago efectivo, monto S/ 40 y observación "Compra de papel". 4.3 Medios de pago que puede manejar una caja RECIBO Un RECIBO puede registrar ingresos o egresos por diferentes medios, por Ejemplo: - Efectivo - Yape - Plin - Transferencia - Tarjeta - Otros medios configurados 4.4 Registro de ingresos y egresos de caja En las cajas no solo se registran ingresos por cobros a clientes, sino también egresos de caja, como compra de papel, taxis, o cualquier gasto que se haga diariamente. Estos egresos también se registran con un recibo que contiene la información del medio de pago, las observaciones, el monto, la caja de donde salió, etc. Es decir, los recibos pueden ser de ingreso o egreso a caja. 4.5 Cierre de caja Las cajas pueden manejar cierre diario o cierre por turno. Esto es importante porque permite saber exactamente cuánto dinero ingresó o salió en un periodo determinado. Ejemplo En la Caja 1 de Tienda Lima, durante el turno mañana, se registró: - Ingresos: - Efectivo: S/ 500 - Yape: S/ 300 - Plin: S/ 120 - Transferencia: S/ 200 - Egresos: - Efectivo: S/ 50 (taxis) - Transferencia: S/ 30 (compra de útiles) Entonces el cierre del turno debería reflejar esos importes, separados por medio de pago y con su total general. Esto ayuda a controlar: - cuánto se cobró realmente, - cuánto debería haber en caja, - si hubo diferencias, - qué medios de pago se usaron más, - y también qué gastos se realizaron desde la caja.
5 PEDIDO DE VENTA (El documento principal del sistema) Este es uno de los puntos más importantes de todo el sistema. La nota de venta o pedido de venta es el documento principal del sistema. En la práctica, toda venta que se realiza siempre nace desde un pedido de venta. No es un documento secundario ni opcional. Es la base de toda la operación comercial. 5.1 Qué guarda la nota de venta La nota de venta guarda toda la información importante de la venta, por Ejemplo: - serie - correlativo - tienda - cliente - productos vendidos - cantidades - precios - descuentos - total - observaciones - forma de pago o referencia comercial - saldo pendiente de cobro y mucha información adicional dependiendo el rubro del negocio. 5.2 Ejemplo de un pedido de venta Supongamos que en Tienda Lima se realiza esta venta: - Cliente: Juan Pérez - Productos: - Producto X1, 2 unidades a S/ 25 - Producto X2, 1 unidad a S/ 10 - Total de la venta: S/ 60 El sistema puede generar un pedido como: Pedido de venta 001-000001 En ese pedido queda registrado todo lo anterior. 5.3 El pedido de venta genera automáticamente la salida de almacén Cuando se registra una nota de venta, el sistema automáticamente genera la salida de almacén de los productos vendidos. Esto significa que el stock se descuenta desde el momento en que se guarda el pedido. Ejemplo Antes de la venta: - Producto X1: 10 unidades
- Producto X2: 8 unidades Se vende: - X1: 2 unidades - X2: 1 unidad Después de guardar el pedido: - Producto X1: 8 unidades - Producto X2: 7 unidades Esa rebaja de stock no la hace la boleta ni la factura. La hace el pedido de venta. Este punto es clave en la lógica del sistema. 5.4 Campo total y campo saldo del pedido Cada pedido tiene, como mínimo, dos valores importantes: - Total: es el monto total de la venta. - Saldo: es el monto pendiente de cobro que aún falta pagar. Cada vez que se emite un recibo de caja ligado a ese pedido, el saldo disminuye. Ejemplo - Pedido total: S/ 250 - Se registra recibo 1 por S/ 100 - Se registra recibo 2 por S/ 50 Entonces: - Total: S/ 250 - Saldo pendiente: S/ 100 Esto permite saber claramente qué pedidos están cancelados y cuáles siguen pendientes. 5.5 Relación entre pedido de venta y recibos de caja Una nota de venta puede tener ligado uno o varios recibos de caja. Esto permite controlar exactamente cómo se pagó esa venta y cuánto falta por cobrar. 5.6 Modificación de un pedido de venta Un pedido de venta puede ser modificado en su totalidad solo cuando se cumplen ambas condiciones: 1. No está ligado a una boleta o factura. 2. La fecha del pedido no haya sido cerrada por un administrador (fecha cerrada significa que ningún documento interno creado con esa fecha —pedidos, recibos, entradas o salidas— puede ser modificado, anulado o eliminado). Al modificar un pedido: - Se elimina la salida ligada a ese pedido y se genera una nueva salida. - Si el monto total aumenta: no modifica ningún recibo ligado, solo actualiza el saldo del pedido para que este pueda ser contado.
- Si el monto total disminuye: el sistema pide al usuario hacer un egreso de caja por la diferencia (opcional). 5.7 Para qué sirven los recibos de caja ligados al pedido Sirven para registrar: - cuánto pagó el cliente, - en qué fecha pagó, - con qué medio de pago pagó, - si la venta fue pagada totalmente o parcialmente. 5.8 Ejemplo de pago parcial Supongamos que el pedido 001-000001 tiene un total de S/ 100. El cliente paga así: - Primer pago: S/ 40 por Yape - Segundo pago: S/ 60 en efectivo Entonces el pedido tendrá ligados dos recibos de caja. Resultado - Total del pedido: S/ 100 - Saldo pendiente: S/ 0 5.9 Relación entre pedido de venta y boleta/factura El pedido de venta puede quedarse solo como pedido o puede tener ligado un comprobante, dependiendo de lo que el cliente solicite. 5.10 Puede quedarse solo como pedido No todas las ventas necesariamente terminan en boleta o factura. Hay casos en que la venta se registra internamente solo como pedido de venta. 5.11 Puede generar boleta o factura Si el cliente requiere comprobante, el pedido puede ligarse a: - una boleta - una factura Esto no genera doble salida de almacén Este punto también es muy importante. Cuando desde un pedido se genera una boleta o factura, el sistema no vuelve a descontar stock, porque la salida de mercadería ya fue generada cuando se creó el pedido. Ejemplo - Pedido 001-000010: 3 unidades de Producto X1 - Al guardar el pedido, el sistema ya hizo la salida de 3 unidades. - Luego el cliente pide factura. Se genera la factura ligada al pedido. En ese momento el sistema no vuelve a hacer otra salida, porque si lo hiciera duplicaría el egreso y descuadraría el inventario.
5.12. Qué pasa si se anula o elimina una boleta o factura Aquí hay una diferencia importante entre anular un comprobante y eliminar un pedido. 5.13 Si se anula o elimina una boleta o factura Cuando se anula o elimina una boleta o factura, eso no significa que la mercadería haya regresado al almacén. Lo único que ocurre es que el pedido queda libre para volver a ser ligado a una nueva boleta o factura. Ejemplo - Se emitió una boleta con datos incorrectos. - Se anula esa boleta. Resultado: - el stock no regresa, - el pedido sigue existiendo, - el pedido puede ligarse a otra boleta corregida. 5.14 Si se elimina el pedido de venta En cambio, si lo que se elimina es el pedido, ahí sí ocurre el regreso de la mercadería al almacén. Además, se actualiza la cuenta pendiente de cobro del cliente. Ejemplo Pedido 001-000050: - Producto X1: 2 unidades - Total: S/ 80 Si ese pedido se elimina: - el sistema devuelve 2 unidades al almacén, - se revierte el movimiento de salida, - la deuda asociada a ese pedido deja de corresponder. Este comportamiento es lógico porque el pedido es el documento que realmente movió stock. 6. Boleta La boleta es el comprobante que se emite cuando el cliente requiere un documento de venta simple, normalmente para consumidor final. En la lógica de tu sistema, la boleta no es el origen de la venta. El origen sigue siendo el pedido. Ejemplo - Se registra el pedido 001-000080 por S/ 35. - Luego el cliente pide boleta. El sistema genera: Boleta 001-000145 Esa boleta queda ligada al pedido 001-000080. La boleta cumple la función documentaria y tributaria, pero no vuelve a mover stock.
7. Factura La factura es similar a la boleta, pero se usa cuando el cliente necesita facturar formalmente la compra con sus datos correspondientes. Igual que en el caso anterior, la factura se liga al pedido. Ejemplo - Pedido 001-000081 por S/ 500 - Cliente empresa solicita factura Se genera: Factura 001-000040 La factura queda ligada al pedido y el stock no se vuelve a afectar. 8. Nota de crédito La nota de crédito sirve para corregir, disminuir o anular una operación documentaria previamente emitida.. Ejemplo - Se emitió una factura mal hecha por error de datos. - Se anula con nota de crédito. Resultado: - se corrige el documento tributario, - pero la mercadería no necesariamente regresa al almacén, - el pedido puede volver a ser facturado correctamente. 9. Nota de débito La nota de débito sirve para aumentar el importe de una operación previa. Ejemplo Se emitió una factura por S/ 100, pero faltó agregar un cargo adicional de S/ 15. Entonces puede emitirse una nota de débito por S/ 15 ligada a esa operación. 10. Guía de remisión remitente La guía de remisión remitente sirve para sustentar el traslado de mercadería cuando quien envía la mercadería es la empresa remitente. Ejemplo - La Tienda Lima envía productos a un cliente o a otra ubicación. - Se genera una guía de remisión remitente con su serie y correlativo correspondiente. Por Ejemplo: Guía remitente 001-000012
11. Guía de remisión transportista La guía de remisión transportista se utiliza cuando interviene una empresa transportista que realiza el traslado. Ejemplo La empresa vende productos, pero el envío lo hace un transportista externo. Entonces entra en juego la guía del transportista para sustentar el traslado. 12. ENTRADAS (Compra o ingreso de mercadería a un almacén) Las entradas de almacén normalmente representan compras de mercadería. 12.1 Cómo se registran Por lo general, una entrada se registra con la boleta o factura del proveedor. Sin embargo, en Perú muchas compras se hacen sin boleta o factura del proveedor. Por eso, la entrada permite registrar la compra sin boleta o factura del proveedor. También puede quedar registrada la guía de remisión del proveedor. Además, en la entrada pueden registrarse los costos de los productos. 12.2 Qué información puede guardar una entrada - proveedor - documento del proveedor (opcional) - guía del proveedor (opcional) - productos - cantidades - costos - almacén de ingreso 12.3 Ejemplo La empresa compra al proveedor: - Producto X1: 20 unidades a S/ 15 - Producto X2: 10 unidades a S/ 8 Documento proveedor: Factura F001-4587 Guía proveedor: T001-785 Entonces se registra una entrada al almacén Nro 51144 (El correlativo es autonumérico) Resultado Si antes había: - X1: 5 unidades - X2: 2 unidades Después de la entrada habrá: - X1: 25 unidades
- X2: 12 unidades Y además quedarán guardados los costos asociados. 13. SALIDAS (Salidas de mercadería de un almacén) Las salidas representan egresos de stock desde el almacén. 13.1 Tipos de salida Las salidas pueden originarse por varios motivos, no solo por venta. Por Ejemplo: - venta - destrucción - pérdida - regalo - merma - otros motivos operativos 13.2 Ejemplo por venta Se crea pedido de venta por: - Producto X1: 3 unidades Entonces el sistema genera automáticamente la salida Nro 5645 (Numero correlativo) de 3 unidades de x1 del alamcen ligada a la tienda de la venta o almacén preseleccionado. 13.3 Ejemplo por pérdida Se detecta que 2 unidades del Producto X2 se malograron. Se registra una salida por pérdida de 2 unidades. 13.4 Ejemplo por regalo Se regalaron 5 unidades como promoción. Se registra una salida por regalo de 5 unidades. Esto permite que el kardex refleje correctamente por qué salió la mercadería. 14. TRASLADOS (Movimiento de productos entre almacenes) El traslado sirve para mover productos de un almacén a otro, sin que eso signifique una compra o una venta. Ejemplo En la Tienda Lima: - Almacén Principal tiene 30 unidades de X1 - Almacén Mostrador tiene 2 unidades de X1 Se decide trasladar 10 unidades del principal al mostrador. Resultado Después del traslado: - Almacén Principal: 20
- Almacén Mostrador: 12 La cantidad total de la empresa no cambia. Solo cambia la ubicación de la mercadería. 15. AJUSTE DE INVENTARIO (Inventario inicial) El Ajuste de inventario por inventario inicial normalmente se usa cuando recién se instala el sistema y se necesita ingresar el stock real que ya existe físicamente. Como el sistema empieza en cero, se debe cargar el inventario que realmente tiene la empresa en ese momento. Ejemplo Se instala el sistema y en el Almacén Principal de Tienda Lima Todos los productos tienes un inventario de 0 en stock ) pero realmente hay: - Producto X1: 10 unidades - Producto X2: 7 unidades - Producto X3: 15 unidades Entonces se registra el inventario inicial con esas cantidades. Resultado El sistema genera las entradas necesarias para que el stock quede igual que el físico. Esto permite comenzar a trabajar desde una base correcta. 15.1 Ajuste de inventario El ajuste de inventario se usa cuando el stock del sistema no coincide con el stock real. Esto suele pasar cuando el cliente no registró correctamente compras, ventas u otros movimientos. 15.1.2 Objetivo del ajuste No se trata de “editar números” sin control. Se trata de corregir el kardex mediante movimientos reales de entrada o salida. Ejemplo detallado En el Almacén Principal, el sistema dice: - Producto X1: 10 unidades - Producto X2: 5 unidades Pero físicamente el cliente revisa y encuentra: - Producto X1: 7 unidades - Producto X2: 11 unidades Entonces el cliente ingresa las cantidades reales: - X1 = 7 - X2 = 11 Qué hace automáticamente el sistema Para X1 - Sistema: 10 - Real: 7
- Diferencia: faltan 3 en físico respecto al sistema Entonces el sistema genera: - una salida por ajuste de inventario de 3 unidades Con eso el kardex queda cuadrado en 7. Para X2 - Sistema: 5 - Real: 11 - Diferencia: hay 6 más en físico que en sistema Entonces el sistema genera: - una entrada por ajuste de inventario de 6 unidades Con eso el kardex queda cuadrado en 11. 15.2 Punto importante El sistema no simplemente reemplaza el stock anterior por el nuevo valor sin dejar rastro el sistema genera automáticamente una entrada o salida según corresponda. Así el kardex queda consistente y auditado. 15.3. Diferencia entre inventario inicial y ajuste Aunque se parecen, no son exactamente lo mismo. - Ajuste de inventario - Inventario inicial: se usa al comienzo, cuando el sistema recién se implementa y el stock está en cero. - Ajuste de inventario: se usa después, cuando ya se viene trabajando, pero hay diferencias entre el stock del sistema y el stock real. 16. Control de usuarios y permisos Todos los documentos (pedidos, boletas, facturas, recibos, entradas, salidas, etc.) tienen información de qué usuario los creó, para un mayor control. A cada usuario se le puede dar permisos sobre: - qué partes del sistema puede o no ingresar, - si está ligado a una tienda específica, - si está ligado a almacenes específicos, - si está ligado a cajas específicas. 17. TERCEROS (Clientes, proveedores, empleados, etc.) En el sistema CREATIVA, los TERCEROS representan a todas las personas o entidades con las que la empresa tiene relación. Esto incluye: - clientes - proveedores - empleados
- vendedores - cualquier persona o empresa que interactúe con el negocio Se maneja como un solo concepto general, ya que en la práctica un tercero puede cumplir múltiples roles. Por Ejemplo: - un proveedor también puede ser cliente - un empleado o vendedor puede convertirse en cliente si realiza una compra 17.1 Información registrada del tercero En el módulo de terceros se almacena información detallada, como: - nombres y apellidos / razón social - número de documento (DNI, RUC, etc.) - teléfonos - direcciones - correo electrónico - información adicional relevante 17.2 Cuenta pendiente del tercero El sistema permite llevar un control de las deudas o saldos pendientes de cada tercero. Ejemplo: El cliente Pepito, con DNI 45454545, tiene un saldo pendiente total de S/ 737, correspondiente a los siguientes pedidos de venta: - Pedido 001-2544 → Total: S/ 500 → Saldo: S/ 263 (ya realizó un pago previo de S/ 237) - Pedido 001-3596 → Total: S/ 200 → Saldo: S/ 200 - Pedido 001-2545 → Total: S/ 300 → Saldo: S/ 300 Esto permite visualizar claramente: - cuánto debe el cliente - en qué pedidos está la deuda - cuánto ya ha pagado 17.3 Historial de pagos y transacciones El sistema también guarda el historial completo de todos los movimientos relacionados con el tercero. Esto incluye: - pedidos de venta - boletas y facturas - recibos de caja (pagos realizados)
- otros movimientos relacionados De esta manera se puede ver: - cómo ha ido pagando sus deudas - qué operaciones ha realizado - su comportamiento como cliente o proveedor 17.4 Importancia del módulo de terceros El manejo de terceros permite: - centralizar toda la información de personas y empresas - controlar cuentas por cobrar y pagar - tener trazabilidad completa de las operaciones - facilitar la toma de decisiones comerciales 18. Cómo se conecta todo en el flujo real del negocio Ahora sí, juntando todo: Caso completo de Ejemplo Paso 1: llega mercadería Se compra al proveedor: - X1: 20 unidades - X2: 10 unidades Se registra una ENTRADA con factura del proveedor y, si existe, guía del proveedor. Si no hay factura, igual se puede registrar la entrada hacia el almacén seleccionado. Paso 2: se realiza una venta Cliente compra: - X1: 2 unidades - X2: 1 unidad Se registra un PEDIDO DE VENTA. Al guardar ese pedido, el sistema genera la SALIDA de almacén. Paso 3: se cobra El cliente paga: - S/ 20 por Yape - S/ 30 en efectivo Se registran dos RECIBOS de caja ligados al pedido. El saldo del pedido se actualiza. Paso 4: se emite comprobante Si el cliente lo pide, el pedido se liga a una BOLETA o FACTURA.
Eso no vuelve a mover stock. Paso 5: si hay error en el comprobante Se puede anular la boleta o factura sin que regrese la mercadería. El pedido queda libre para volver a documentarse. Paso 6: si se elimina el pedido Ahí sí la mercadería regresa al almacén y se revierte la operación de venta. 19. Idea central del sistema El documento central de la operación comercial es el pedido de venta. El pedido mueve stock. Los recibos controlan el pago (y también los egresos de caja). La boleta o factura documenta tributariamente la venta. Las entradas, salidas y traslados mantienen cuadrado el inventario. Los usuarios y permisos aseguran el control operativo. 20. Conclusión El sistema Creativa no trabaja solo como un sistema de emisión de documentos, sino como un sistema integral donde cada proceso tiene su función: - la tienda organiza la operación, - los almacenes controlan dónde está el stock, - las cajas controlan el dinero (ingresos y egresos), - el pedido controla la venta real, - los recibos controlan la cobranza y los gastos, - la boleta o factura formalizan la operación, - las entradas y salidas controlan el inventario, - los usuarios y permisos garantizan la trazabilidad y seguridad.