Generar y cobrar letras de venta

Manual de usuario · Cobros y pagos

Convierta pedidos o servicios pendientes en letras, revise e imprima las cuotas y registre posteriormente su cobro total o parcial.

Importante: antes de generar, revise el cliente, los documentos, el total, los vencimientos y los importes.

1. Antes de comenzar

Confirme que el cliente tenga pedidos o servicios con saldo, que los documentos sean de la misma moneda, que conoce la cantidad de cuotas y la emisión, y que existe una caja disponible para cobrar.

Se requieren permisos para consultar Letras y crear recibos. Si una opción no aparece o está deshabilitada, solicite al administrador revisar el acceso.

2. Abrir Generar letras de venta

Abra Cobros y pagos.
Despliegue Letras.
Seleccione Generar letras de venta.
Busque y seleccione el cliente.

Menú Cobros y pagos con Letras y Generar letras de venta resaltados, y el cliente seleccionado — Ubicación del módulo y selección del cliente. Seleccione la imagen para ampliarla.

Resultado visible: Pedidos y servicios pendientes muestra los documentos disponibles del cliente.

Aval (opcional): abra el panel para registrar nombre, tipo y número de documento y dirección cuando corresponda.

3. Seleccionar documentos y definir las cuotas

Marque los pedidos o servicios que convertirá.
Compruebe Saldo seleccionado.
Indique la cantidad de Cuotas.
Revise la Emisión.
Seleccione Generar cuotas.

Pedidos pendientes seleccionados, cantidad de cuotas y botón Generar cuotas resaltados — Selección de documentos y cantidad de cuotas.

Resultado visible: Cuotas se completa con una fila por cada letra.

Solo se pueden combinar documentos de una misma moneda. Si selecciona otra, Creativa conserva únicamente la selección válida.

4. Revisar y generar las letras

Campo	Qué comprobar
N°	Orden de la cuota.
Letra	Identificador visible.
Monto	Importe asignado.
Vencimiento	Fecha límite de pago.
Días	Días desde la emisión.
Número único	Referencia adicional, si se utiliza.

Tres cuotas generadas con montos, vencimientos y total, junto al botón Generar letras — Cuotas calculadas antes de confirmar.

Confirme que Total cuotas coincida con Saldo seleccionado.
Ajuste los valores permitidos, si hace falta.
Use recargar para recalcular esa cuota y las posteriores.
Seleccione Generar letras.

Resultado visible: Creativa confirma el juego, crea los recibos de conversión y abre Letras generadas con el registro expandido.

Si la suma de cuotas no coincide con el monto a convertir, Creativa no permite guardar.

5. Consultar las letras generadas

Abra Letras generadas y filtre por fechas, cliente o por juego, documento, recibo o letra.

Pestaña Letras generadas con filtros, juego expandido y acciones de impresión — Consulta del juego y detalle de sus cuotas.

La fila principal muestra fecha, juego, cliente, moneda, total, pendiente y usuario. Al expandirla aparecen vencimiento, monto y saldo actual de cada cuota.

6. Revisar el resumen de conversión

En Acciones, seleccione el icono celeste de documento.

Vista previa del resumen de conversión con documentos de origen y detalle de cuotas — Resumen de documentos convertidos y letras creadas.

Compruebe los documentos de origen, total convertido, numeración, emisión, vencimientos, montos y saldos. El visor permite compartir, descargar o imprimir.

7. Imprimir las letras

Imprimir todo el juego

Seleccione la impresora morada de la fila principal.

Vista previa de todas las letras del juego en un documento de varias páginas — Impresión conjunta de las letras.

Revise obligado principal, aval, importe, emisión, vencimiento y documentos de origen.

Imprimir una sola letra

Expanda el juego y seleccione el icono rojo PDF de la cuota.

Icono PDF de una cuota y vista previa de una sola letra de cambio — Impresión individual de una letra.

8. Abrir Recibos para iniciar el cobro

Abra Cobros y pagos.
Seleccione Recibos de cobro.
Seleccione Agregar.

Maestro de Recibos con Recibos de cobro y el botón Agregar resaltados — Ingreso al registro de un nuevo cobro.

Resultado visible: se abre Recibos (general) - Pedido.

9. Seleccionar las letras y registrar el cobro

Seleccione Imp. de letras.
Busque el cliente, si desea filtrar.
Marque una o varias letras.
Revise el saldo.
Ingrese el Monto a cobrar.
Seleccione la Forma de pago.
Si no es efectivo, ingrese el Número de operación. Para TRANSFERENCIA o DEPOSITO, indique también el banco.
Seleccione Cobrar.

Diálogo para importar letras, seleccionar una cuota, completar el pago y cobrar — Selección de letras pendientes y datos del cobro.

Resultado visible: aparece Cobro de letras registrado y se crea un recibo por el importe aplicado.

Seleccione letras del mismo cliente y moneda. El monto se aplica desde el vencimiento más antiguo; la última letra alcanzada puede quedar con un abono parcial.

10. Comprobar el recibo generado

Regrese a Recibos de cobro y revise la fila nueva.

Maestro de Recibos con un nuevo recibo de tipo LETRA y su monto — Recibo generado por el cobro de una letra.

tipo: LETRA.
Cliente y moneda correctos.
Monto igual al cobrado.
Detalle identifica la letra.
anulado: NO.

Seleccione el id_recibo para visualizar o imprimir el comprobante.

11. Anular un juego de letras de venta

La anulación se inicia desde uno de los recibos creados durante la conversión.

Abra Ventas > Recibos.
Busque un recibo con tipo_pago LETRAS y detalle GENERACION LETRAS.
Seleccione el botón rojo de bloqueo o anulación.
Lea el alcance mostrado.
Escriba el Motivo.
Seleccione Anular.

Recibo de generación de letras seleccionado y diálogo para indicar el motivo y anular el juego completo — Confirmación para anular el juego completo.

La acción anula todos los recibos de generación, restaura los saldos de pedidos o servicios, elimina las cuotas operativas, registra los movimientos inversos en caja y conserva la auditoría como ANULADO.

Importante: no se puede eliminar solamente una letra individual del juego.

Si el juego tiene cobros

Ubique en Ventas > Recibos cada recibo cuyo tipo sea LETRA.
Anule primero esos cobros e indique el motivo.
Cuando no queden cobros activos, vuelva al recibo GENERACION LETRAS.
Anule el juego completo.

Requisitos: permiso arecibo y una caja abierta.

12. Reglas y casos importantes

Situación	Qué hacer o qué ocurre
No aparecen documentos	Confirme cliente y saldos pendientes.
Monedas distintas al generar	Creativa conserva solo una moneda.
Total de cuotas distinto	Corrija los montos antes de generar.
No aparece el juego	Revise fechas, cliente y búsqueda.
Clientes o monedas distintos al cobrar	Creativa conserva la selección válida.
Cobro parcial	La última letra alcanzada conserva el saldo restante.
Pago no efectivo	Ingrese el número de operación; para TRANSFERENCIA o DEPOSITO, indique también el banco.
El juego tiene cobros activos	Anule primero los recibos tipo LETRA y después el juego completo.

13. Lista de verificación

Antes de generar

Cliente correcto.
Documentos de la misma moneda.
Saldo, cuotas y emisión revisados.
Aval completo, si aplica.
Total de cuotas correcto.
Vencimientos e importes correctos.

Después de generar

Juego visible.
Total y pendiente correctos.
Resumen igual a los documentos de origen.
Letras impresas correctas.

Después de cobrar

Mismo cliente y moneda.
Monto y forma de pago correctos.
Operación registrada cuando aplica.
Mensaje de cobro mostrado.
Recibo tipo LETRA, no anulado.
Saldo de la cuota disminuido.

Antes de anular un juego

Recibo con tipo_pago LETRAS y detalle GENERACION LETRAS.
Sin cobros activos asociados.
Efecto sobre todo el juego comprendido.
Permiso arecibo y caja abierta.
Motivo claro para la auditoría.

Las capturas son ilustrativas. Los datos pueden variar según la empresa, operación y permisos.