Manual de usuario: Letras de venta, gastos, protestos y refinanciamiento

1. Antes de comenzar

Verifique que:

• El cliente tenga uno o más pedidos o servicios con saldo pendiente.
• Los documentos que convertirá en letras pertenezcan a la misma moneda.
• Conozca la cantidad de cuotas y la fecha de emisión.
• Tenga una caja disponible para registrar el cobro.
• Cuente con permiso para consultar Letras y crear recibos.

Importante: generar letras reemplaza el saldo de los documentos seleccionados por cuotas por cobrar. Antes de confirmar, revise cuidadosamente el cliente, los documentos, el total, los vencimientos y los importes.

2. Abrir Generar letras de venta

1. Abra el menú Cobros y pagos.
2. Despliegue Letras.
3. Seleccione Generar letras de venta.
4. En la pestaña Generar letras, busque y seleccione el cliente.

Resultado visible: Creativa muestra en Pedidos y servicios pendientes los documentos disponibles del cliente seleccionado.

El panel Aval (opcional) permite registrar el nombre, tipo y número de documento y dirección del aval cuando corresponda.

3. Seleccionar documentos y definir las cuotas

1. Marque los pedidos o servicios que desea convertir.
2. Compruebe el Saldo seleccionado.
3. En Cuotas, indique cuántas letras desea crear.
4. Revise la fecha de Emisión.
5. Seleccione Generar cuotas.

Resultado visible: la sección Cuotas se completa con una fila por cada letra.

Solo se pueden combinar documentos de una misma moneda. Si se selecciona otra moneda, Creativa conserva únicamente la selección válida y muestra una advertencia.

4. Revisar y generar las letras

Revise cada fila de la sección Cuotas:

1. Confirme que Total cuotas coincida con Saldo seleccionado.
2. Ajuste los valores permitidos si es necesario.
3. Use el icono de recarga de una fila si desea recalcular esa cuota y las posteriores.
4. Seleccione Generar letras.

Resultado visible: Creativa confirma el juego generado, crea los recibos de conversión y abre la pestaña Letras generadas con el nuevo registro expandido.

Si la suma de las cuotas no coincide con el monto a convertir, Creativa no permite guardar.

5. Consultar las letras generadas

En la pestaña Letras generadas puede buscar por:

• Fecha Desde y Hasta.
• Cliente.
• Juego, documento, recibo o letra.

La fila principal muestra la fecha, juego, cliente, moneda, Total convertido, Pendiente y usuario. Al expandirla aparecen las cuotas con su identificación vigente, vencimiento, Situación, Importe documento y Saldo.

La búsqueda reconoce la letra y el número único originales, vigentes e históricos. El filtro de fechas corresponde a la generación del juego: si el juego es antiguo y se refinanció recientemente, amplíe Desde para incluir su fecha de generación.

Gestión e historial abre el seguimiento de la cuota seleccionada; no afecta automáticamente a las demás cuotas del juego. Vea el capítulo 13.

6. Revisar el resumen de conversión

En Acciones, seleccione el icono celeste de documento para abrir el Resumen de conversión.

Compruebe:

• Los pedidos o servicios de origen.
• El total convertido.
• La numeración, emisión y vencimiento de cada cuota.
• El importe original de cada cuota y su saldo mostrado.

El resumen conserva los datos originales de conversión, aunque después se refinancie una letra. Para consultar la identificación vigente y los gastos, use Gestión e historial. Para entregar la nueva letra, use la impresión individual o conjunta de letras.

Desde el visor puede compartir, descargar o imprimir el resumen.

7. Imprimir las letras

Imprimir todo el juego

Seleccione el icono morado de impresora de la fila principal. El visor reúne todas las letras del juego.

Revise los datos del obligado principal, aval si existe, importe, emisión, vencimiento y documentos de origen antes de imprimir o descargar.

Imprimir una sola letra

Expanda el juego y seleccione el icono rojo PDF de la cuota requerida.

Si hay una refinanciación vigente, ambas impresiones utilizan sus números, emisión, vencimiento e importe. El cuadro de gastos y el historial se imprimen por separado; el capítulo 22 explica qué documento elegir.

8. Abrir Recibos para iniciar el cobro

Cuando el cliente pague una letra:

1. Abra Cobros y pagos.
2. Seleccione Recibos de cobro.
3. Seleccione Agregar.

Resultado visible: se abre la pantalla Recibos (general) - Pedido.

9. Seleccionar las letras y registrar el cobro

1. Seleccione Imp. de letras.
2. En Cliente (opcional), busque al cliente para filtrar sus letras pendientes.
3. Marque una o varias letras.
4. Revise el saldo seleccionado.
5. Ingrese el Monto a cobrar.
6. Seleccione la Forma de pago.
7. Para una forma distinta de efectivo, ingrese el Número de operación. Si elige TRANSFERENCIA o DEPOSITO, complete también Id banco.
8. Seleccione Cobrar.

Resultado visible: Creativa muestra el mensaje Cobro de letras registrado y crea un recibo por el importe aplicado.

Las letras seleccionadas deben pertenecer al mismo cliente y moneda. El monto se aplica desde la letra con vencimiento más antiguo; si no cubre todo el saldo, la última letra puede quedar con un abono parcial.

10. Comprobar el recibo generado

Regrese al maestro Recibos de cobro y revise la fila nueva.

Compruebe que:

• tipo sea LETRA.
• El cliente y la moneda sean correctos.
• El monto coincida con lo cobrado.
• El detalle identifique la letra abonada.
• anulado muestre NO.

Puede seleccionar el id_recibo para visualizar o imprimir el comprobante.

11. Anular un juego de letras de venta

La anulación se inicia desde el recibo que Creativa creó al convertir el pedido o servicio en letras.

1. Abra Cobros y pagos > Recibos de cobro.
2. Busque uno de los recibos cuyo tipo_pago sea LETRAS y cuyo detalle comience con GENERACION LETRAS.
3. En Acciones, seleccione el botón rojo de bloqueo o anulación.
4. Lea el alcance mostrado por Creativa.
5. Escriba el Motivo.
6. Seleccione Anular.

La anulación:

• Anula todos los recibos de generación del juego.
• Restaura el saldo de los pedidos o servicios convertidos.
• Elimina las cuotas operativas del juego.
• Registra los movimientos inversos en caja.
• Conserva la auditoría de la conversión con estado ANULADO.

Importante: no se puede eliminar solamente una letra individual del juego.

Si el juego tiene cobros o etapas de gestión

Si alguna cuota tiene un cobro activo o un protesto/refinanciamiento vigente, Creativa no permite anular la generación:

1. En Cobros y pagos > Recibos de cobro, ubique los recibos cuyo tipo sea LETRA asociados a las cuotas del juego.
2. Anule primero esos cobros e indique el motivo. El importe regresará al saldo pendiente de la cuota.
3. Abra Gestión e historial de cada cuota que tenga operaciones. Anule sus etapas vigentes desde la más reciente hacia la más antigua, indicando el motivo en cada una. Consulte el capítulo 20.
4. Verifique que no quede ningún cobro ni etapa vigente en las cuotas del juego.
5. Ubique nuevamente un recibo GENERACION LETRAS y anule el juego completo.

La anulación del juego es distinta de la anulación de una etapa: use Anular etapa si solo necesita corregir un gasto, número o vencimiento. No anule toda la conversión para hacer esa corrección.

Requisitos: permiso arecibo y una caja abierta.

12. Qué cambia y cómo funcionan los estados

Ahora cada cuota tiene una gestión propia, con cuadros identificados como Letra protestada o Letra refinanciada. Los datos del cliente, documentos de origen, moneda e importe original se cargan automáticamente; el operador ingresa los gastos y, al refinanciar, los nuevos datos de la letra.

El recorrido habitual es:

Letra normal con saldo → vencimiento superado → protesto → refinanciamiento → cobro.

Si la letra refinanciada vuelve a vencer con saldo, puede iniciarse otro ciclo de protesto y refinanciamiento. También se puede cobrar una letra normal o protestada sin refinanciarla.

Situación de gestión

Estado de cobranza

Por ejemplo, una letra totalmente cobrada puede mostrar REFINANCIADA y CANCELADO al mismo tiempo: fue refinanciada y ya fue pagada.

El paso del tiempo no registra un protesto automáticamente. Un usuario autorizado debe abrir la gestión y confirmar la operación. El registro en Creativa tampoco realiza por sí mismo trámites externos con el banco o la notaría.

13. Abrir Gestión e historial

1. Abra Cobros y pagos > Letras > Generar letras de venta.
2. Entre a Letras generadas.
3. Busque el juego por cliente, fechas o identificación. Si no aparece, incluya la fecha en que se generó el juego.
4. Use la flecha de la fila principal para desplegar sus cuotas.
5. Ubique la cuota correcta y seleccione el icono de historial, cuya descripción es Gestión e historial.
6. Antes de registrar algo, compruebe cliente, origen, moneda, número, vencimiento y saldo.

Qué muestra la cabecera

Antes de usar Actualizar: copie aparte cualquier dato que todavía no haya guardado y necesite conservar. Actualizar no registra los gastos que estén escritos en el formulario.

14. Ingresar y revisar los gastos manuales

Los mismos controles de gastos se utilizan para protesto y refinanciamiento. El tipo se elige para toda la operación; cada fila pertenece al cuadro que está registrando.

1. Seleccione Registrar etapa.
2. Compruebe Operación y el título del cuadro.
3. En Concepto, describa el gasto de manera clara; por ejemplo, «Gasto notarial» o «Comisión».
4. En Importe, escriba únicamente el monto de ese concepto, en la moneda de la letra.
5. Para otro gasto de la misma etapa, pulse Agregar concepto y complete la nueva fila.
6. Para retirar una fila aún no guardada, use el icono de papelera Quitar concepto. Debe quedar al menos una fila; para abandonar toda la operación use Cancelar.
7. Revise la suma y confirme únicamente cuando todas las filas estén correctas.

Reglas de ingreso

No ingrese porcentajes, el saldo completo ni los gastos de una etapa anterior en Importe. Cada fila representa solamente un gasto nuevo. Si necesita un concepto calculado por la empresa, ingrese su monto final ya determinado.

El formulario muestra tres resultados:

• Saldo anterior: saldo pendiente que se cargó al preparar el registro.
• Gastos de esta etapa: suma de todas las filas nuevas.
• Saldo resultante: saldo anterior más esos gastos.

El sistema verifica nuevamente el saldo al confirmar. Si alguien cobró, anuló un recibo o registró otra etapa mientras usted completaba el formulario, debe actualizar y revisar el nuevo cálculo antes de continuar.

La versión actual exige al menos un gasto positivo para registrar una etapa. No admite protestos ni refinanciamientos con todos los importes en cero. Tampoco se deben ingresar gastos negativos para descontar un error: una etapa incorrecta se anula siguiendo el capítulo 20.

15. Registrar una letra protestada

Requisitos

• La letra está vigente y tiene saldo pendiente.
• Su vencimiento ya pasó. Si vence hoy, todavía no se puede protestar; se habilita desde el día siguiente, según la fecha del sistema.
• No existe un protesto vigente como última etapa.
• El usuario tiene acceso de consulta y permiso para registrar.

Paso a paso

1. Abra Gestión e historial de la cuota y revise los datos de cabecera.
2. Seleccione Registrar etapa.
3. Compruebe que Operación indique Protesto y que el cuadro se titule Letra protestada.
4. Ingrese cada concepto y su importe siguiendo el capítulo 14.
5. Compare el Saldo anterior con el pendiente que esperaba gestionar.
6. Compruebe Gastos de esta etapa y Saldo resultante.
7. Seleccione Registrar y espere a que termine Guardando….
8. Compruebe el mensaje Etapa registrada., la situación PROTESTADA, el nuevo saldo y el cuadro guardado en Historial.

El protesto conserva los números, la emisión y el vencimiento de la letra. Sus gastos aumentan el saldo por cobrar, pero no reemplazan el importe del documento original. Para mostrar el cargo al cliente, imprima el cuadro de protesto o el historial.

Registrar el protesto no cobra al cliente ni genera un movimiento de caja. Si el cliente paga después, utilice el cobro habitual de letras.

16. Registrar una letra refinanciada

Requisitos

• La última etapa vigente debe ser un protesto.
• La letra debe conservar saldo pendiente y estar vigente.
• El nuevo vencimiento debe ser posterior al día actual.
• Debe ingresar al menos un gasto positivo de refinanciamiento y contar con permiso de registro.

Paso a paso

1. Abra Gestión e historial y compruebe que muestre PROTESTADA.
2. Si hubo un abono desde la última consulta, pulse Actualizar antes de abrir el formulario.
3. Seleccione Registrar etapa.
4. Compruebe Operación: Refinanciamiento y el título Letra refinanciada.
5. En Letra, revise o escriba la identificación que tendrá el documento refinanciado. Es obligatoria y admite hasta 250 caracteres.
6. En Número único, revise o escriba la referencia adicional. Es opcional y admite hasta 45 caracteres; puede quedar vacía si no corresponde.
7. Complete Nuevo vencimiento con una fecha futura, en formato día/mes/año. No se acepta hoy ni una fecha anterior.
8. Ingrese solamente los gastos nuevos de refinanciamiento. Los gastos de protesto vigentes ya están incluidos en el saldo.
9. Revise el saldo anterior, los gastos y el saldo resultante.
10. Seleccione Registrar y espere la confirmación.
11. Compruebe Etapa registrada., la situación REFINANCIADA, los números nuevos, el nuevo vencimiento y el saldo.
12. Imprima la letra vigente y, si corresponde, su cuadro o historial. Revise estos documentos antes de entregarlos.

Resultado del refinanciamiento

Se mantiene una sola deuda y la misma cuota, con los cobros anteriores vinculados. La nueva letra se emite por el saldo refinanciado, incluyendo los nuevos gastos. No se vuelve a cobrar la parte ya abonada ni se crea una segunda deuda por el importe original.

La emisión del documento refinanciado toma automáticamente la fecha de la operación. Su número y vencimiento anteriores quedan en el cuadro de historial; los datos originales de conversión también se conservan.

Este flujo no divide una cuota en varias letras nuevas. Si necesita corregir los datos después de confirmar, siga el capítulo 20.

17. Ejemplos completos de cálculo

Todos los ejemplos siguientes están en soles. En una letra de otra moneda se aplica la misma lógica usando esa moneda.

Caso A: abono previo, dos gastos de protesto y refinanciamiento

La letra refinanciada queda por S/ 890.00. El cliente ya abonó S/ 200.00; no se deben volver a incorporar esos S/ 200.00 al nuevo documento.

El importe original más todos los gastos es S/ 1,090.00. Ese acumulado explica la deuda total generada durante el ciclo; con S/ 200.00 ya pagados, el saldo es S/ 890.00. Por eso 1,090.00 no es el importe de la nueva letra de este ejemplo.

Caso B: el cliente abona entre protesto y refinanciamiento

Parta de los S/ 850.00 después del protesto del caso A:

La nueva letra será por S/ 740.00. El cuadro histórico de protesto seguirá indicando que en ese momento el saldo resultante fue S/ 850.00; eso no contradice el abono posterior.

Caso C: pago parcial y luego pago total de la refinanciada

Parta de una letra refinanciada por S/ 890.00:

1. El cliente paga S/ 300.00 mediante el cobro de letras: el saldo baja a S/ 590.00.
2. El documento refinanciado sigue teniendo un importe de S/ 890.00; su saldo pendiente es S/ 590.00.
3. El cliente paga los S/ 590.00 restantes: el saldo queda en cero y el estado de cobranza pasa a CANCELADO.
4. La situación puede continuar como REFINANCIADA. Los cuadros y recibos mantienen el historial de lo ocurrido.

Caso D: un segundo ciclo

Si quedan S/ 590.00 después del nuevo vencimiento:

Habrá cuatro cuadros: primer protesto, primer refinanciamiento, segundo protesto y segundo refinanciamiento. La última letra será por S/ 650.00. Los gastos de los primeros cuadros no se ingresan nuevamente.

18. Interpretar el historial y los importes

Cada operación guarda su fecha, usuario, identificación de la letra, vencimiento, conceptos, gastos y saldos. En el refinanciamiento también se muestran los números y el vencimiento anteriores.

Cuatro importes que conviene distinguir

Total convertido corresponde al origen del juego. Pendiente suma el saldo actual de sus cuotas y puede incluir gastos posteriores. Por ello, ambos totales pueden ser diferentes.

No sume los saldos resultantes de todos los cuadros para cobrar: son fotografías sucesivas de la misma deuda. Para saber cuánto falta pagar, utilice Saldo actual o el saldo mostrado al importar letras para el cobro.

Las operaciones anuladas siguen apareciendo con ANULADA, usuario, fecha y motivo. Sus importes se conservan como evidencia, pero ya no se cargan al saldo vigente.

19. Cobrar después de protestar o refinanciar

El cobro se realiza por el mismo flujo de los capítulos 8 a 10: Recibos de cobro > Agregar > Imp. de letras.

1. Busque el cliente y ubique la letra con su identificación vigente.
2. Revise la Situación y el saldo. Una refinanciada debe aparecer con los números y vencimiento actuales.
3. Seleccione la letra o las letras del mismo cliente y moneda.
4. Ingrese el monto realmente recibido y los datos de pago.
5. Seleccione Cobrar.
6. Revise el recibo generado y vuelva a consultar el saldo de la cuota.

Los gastos vigentes ya forman parte del saldo. No agregue otra vez los mismos gastos al importe del cobro ni cree una deuda paralela para cobrarlos.

Un pago menor al saldo es un abono parcial; un pago que cancela todo el saldo deja la letra pagada. Los cuadros históricos no se modifican por estos cobros.

Si se anula un recibo de cobro válido, su importe regresa al saldo de la misma deuda, aunque su identificación haya cambiado por refinanciamiento. Se mantienen los gastos y las etapas que continúen vigentes. La anulación de recibos utiliza las validaciones habituales de caja y permisos.

Registrar o anular una etapa de protesto/refinanciamiento no representa dinero recibido o devuelto. El dinero y sus movimientos de caja se gestionan mediante los recibos de cobro y sus anulaciones.

20. Corregir errores y anular etapas

A. Detectó el error antes de seleccionar Registrar

Corrija el concepto, importe, número o fecha directamente en el formulario. Puede quitar filas sobrantes con la papelera. Use Cancelar para abandonar el registro sin guardarlo.

La previsualización del saldo no equivale a una operación registrada. Confirme el guardado por el mensaje y por la aparición del cuadro en el historial.

B. Detectó el error después de guardar

Una etapa guardada no se edita ni se borra del historial. El procedimiento es anular la etapa incorrecta y registrarla nuevamente con los datos completos y corregidos.

1. Abra Gestión e historial y seleccione Actualizar.
2. Ubique la última operación no anulada. Verifique si es la que desea corregir.
3. Si hay etapas posteriores vigentes, reviértalas primero, desde la más reciente.
4. Si hay cobros posteriores activos que bloqueen la anulación, revise y anule esos recibos mediante el flujo de recibos, con el motivo correspondiente. La anulación tiene efecto en caja; debe realizarla el responsable autorizado.
5. Regrese a la gestión y pulse Actualizar para obtener el saldo restaurado.
6. En el cuadro que corresponde, seleccione Anular etapa.
7. Complete Motivo de anulación. Es obligatorio y admite hasta 500 caracteres. Describa qué estaba mal y por qué se revierte.
8. Seleccione Confirmar anulación.
9. Compruebe Etapa anulada., la marca ANULADA, el nuevo saldo y los datos restaurados de la letra.
10. Seleccione Registrar etapa cuando corresponda y complete nuevamente todas sus filas con la información correcta.
11. Si tuvo que revertir otras etapas para llegar a la incorrecta, regístrelas nuevamente en el orden válido y con los importes revisados.
12. Si se anularon recibos para corregir la secuencia, concilie con el responsable los pagos que realmente recibió la empresa y registre nuevamente los que correspondan. No deje un pago real sin su recibo activo ni lo registre dos veces.

Ejemplo de motivo: «Se ingresó gasto de refinanciamiento 40.00 y correspondía 35.00; se anula para registrar el importe correcto».

Qué restaura la anulación

• Descuenta exclusivamente los gastos de esa etapa del saldo que existe al anular.
• Restaura la identificación, emisión, vencimiento e importe del documento anteriores a esa etapa.
• Vuelve a la situación determinada por la última etapa que quede vigente; si no queda ninguna, será NORMAL.
• Conserva la etapa anulada y sus conceptos para consulta e impresión.
• No elimina ni anula por sí misma los recibos de cobro.

Ejemplo de corrección de un gasto: después del caso A, saldo 890.00. Anular el refinanciamiento descuenta 40.00 y deja 850.00, situación PROTESTADA y números anteriores. Registrar un nuevo refinanciamiento con gasto correcto de 35.00 deja 885.00. El cuadro de 40.00 permanece ANULADA y el nuevo cuadro queda vigente.

C. Quiere corregir un protesto que ya fue refinanciado

Debe anular primero el refinanciamiento, y después el protesto. Si hay cobros posteriores activos, revise antes esos recibos. Luego registre el protesto correcto y vuelva a refinanciar si corresponde.

No basta con anular el refinanciamiento para eliminar un gasto que pertenece al protesto: son cuadros distintos, con gastos propios.

D. Hay un cobro posterior a la etapa

Ejemplo: saldo refinanciado 890.00; luego se cobra 100.00 y queda 790.00. Mientras ese recibo continúe activo, la etapa de refinanciamiento no se puede anular.

Si procede la corrección, el responsable anula primero ese cobro: el saldo vuelve a 890.00. Después, actualizar y anular el refinanciamiento descuenta sus 40.00 y deja 850.00. El destino del pago realmente recibido debe quedar conciliado al finalizar la corrección.

Los cobros que ya existían antes de registrar una etapa no bloquean por sí solos su anulación. La restricción protege los cobros posteriores que todavía estén vigentes.

E. Se anuló un abono anterior a las etapas

Parta del caso A: saldo 890.00, con un abono previo de 200.00. Si se anula ese recibo previo, el saldo sube a 1,090.00. Si luego se anula el refinanciamiento, se descuentan solo 40.00 y quedan 1,050.00.

No vuelve a 850.00 porque el abono de 200.00 ya no está vigente. Así se conserva la corrección legítima del recibo. Si también se anula el protesto de 50.00, quedarán 1,000.00.

F. Se equivocó de cliente o de cuota

No se puede trasladar una etapa guardada a otra deuda. Corrija la cuota equivocada mediante la anulación autorizada y, después, abra la cuota correcta para registrar la operación. Revise ambas al terminar.

Anular etapa corrige esa operación. Anular recibo revierte un cobro. Anular juego revierte toda la conversión. Compruebe cuál de las tres acciones necesita antes de continuar.

21. Resolver mensajes y problemas

Si se interrumpe la conexión o no está seguro de que se guardó

1. No dé por hecho que la operación falló: la respuesta puede haberse perdido después de guardar.
2. Cuando vuelva la conexión, use Actualizar o cierre y vuelva a abrir Gestión e historial.
3. Busque el cuadro por tipo, fecha, usuario, conceptos y total; compare también el saldo y la identificación vigentes.
4. Si la etapa está registrada correctamente, no la vuelva a crear.
5. Si confirma que no está, abra un nuevo registro con los datos revisados.
6. Si el resultado sigue sin ser claro, detenga ese registro y remita al responsable el juego, cuota, mensaje y hora aproximada. Evite probar repetidamente con operaciones nuevas sobre la misma deuda.

El sistema evita que el doble clic o el reintento de una misma solicitud carguen dos veces los gastos. Esto no reemplaza la revisión del historial ante una conexión interrumpida. Una solicitud nueva corresponde a una operación nueva.

Guía de diagnóstico

Problemas de generación y cobro

Al solicitar ayuda, indique el juego/cuota, identificación actual de la letra, paso realizado, hora aproximada, mensaje completo y si el cuadro aparece después de actualizar. Puede adjuntar una captura de esa pantalla al responsable por el canal habitual de la empresa.

22. Imprimir cuadros, historial y letra vigente

Elegir el documento correcto

Imprimir un cuadro o el historial

1. Abra Gestión e historial.
2. Seleccione Imprimir cuadro en la etapa deseada o Imprimir historial para todas.
3. Espere a que se abra el visor Gestión de letra.
4. Revise cliente, moneda, identificación, títulos, conceptos y totales.
5. Si hay varias páginas, compruébelas todas. Un cuadro con muchos conceptos puede continuar en otra página.
6. Utilice Descargar PDF o Imprimir, según corresponda.
7. Cierre el visor para volver a la gestión.

Un cuadro anulado se imprime marcado como ANULADA, con su información de anulación. Los importes históricos siguen siendo los registrados en aquella etapa; no representan un cargo nuevamente vigente.

Formatos F1 y F2

El visor utiliza el formato configurado. Si existe una plantilla F2, permite alternar mediante Ver F2 o Ver F1. Si se solicita F2 y no está disponible, utiliza F1 y muestra el aviso de respaldo. Esta ampliación incorpora la plantilla base F1 del reporte de gestión; una F2 personalizada debe ser preparada e instalada para la empresa.

El botón de WhatsApp pertenece al visor existente y depende de la configuración habitual de envío de la empresa. Registrar un protesto o refinanciamiento no envía automáticamente el documento al cliente.

Después de un cobro o de una anulación

Vuelva a abrir la impresión para consultar la situación actual. Un PDF que ya descargó conserva lo que mostraba cuando se generó; no se actualiza solo.

Si se anula la última refinanciación, la impresión de la letra vuelve a los datos de la refinanciación anterior que siga vigente o a los originales si no queda ninguna. Un nuevo protesto aumenta el saldo y aparece en su cuadro; el importe de la letra se redefine cuando se registra el siguiente refinanciamiento.

23. Trabajar desde un celular

El flujo y las reglas son iguales que en escritorio. Los campos se distribuyen verticalmente para poder leer y escribir conceptos e importes.

1. Abra el juego y la gestión de la cuota.
2. Compruebe la cabecera antes de desplazarse al formulario.
3. En los gastos, escriba el concepto y después el importe de la misma fila.
4. Desplácese dentro de la ventana para ver las demás filas, los totales y Registrar.
5. Si el teclado oculta los botones, ciérrelo y continúe desplazándose.
6. Revise el mensaje y el nuevo cuadro después de confirmar.

Cerrar termina la consulta. Cancelar, dentro del formulario, abandona los cambios que aún no se registraron. No confunda esos botones con Confirmar anulación, que sí revierte una operación guardada.

24. Permisos y preparación del administrador

Permisos de la nueva gestión

Se mantienen las reglas generales del usuario ADMIN. Los permisos se comprueban tanto en la pantalla como en el API. Que aparezca un botón no elimina la validación de saldo, fecha y secuencia al confirmar.

La gestión de etapas no exige registrar dinero en caja. El cobro y la anulación de recibos mantienen sus requisitos de caja y permisos habituales.

Preparación de la instalación

Esta sección es para el responsable técnico; el operador no debe ejecutar cambios de base de datos para registrar un gasto.

1. Instalar primero la migración 20261102_letras_venta_gestion.sql correspondiente a esta versión.
2. Actualizar el API.
3. Actualizar la App.
4. Comprobar que ReporteGestionLetraVenta.repx esté disponible en la carpeta de reportes utilizada por la empresa. Si usa una carpeta personalizada mediante parametros3.reportes_root, debe recibir también esa plantilla.
5. Revisar los permisos del personal y la fecha del servidor, utilizada para validar vencimientos y fechar las operaciones.
6. Comprobar consulta, registro, cobro, anulación e impresión con datos de prueba antes de habilitar el flujo al personal.

Si una empresa personalizó el SQL de impresión de letras, debe conservar id_cuota en la consulta letras_venta_documento, necesario para aplicar la identificación vigente en los PDF refinanciados. Un error en esa consulta requiere revisión técnica; no se corrige generando otra etapa.

La implementación y las capturas de este manual se validaron en un entorno aislado. La preparación del código no implica que la migración o actualización ya se haya aplicado en las bases de los clientes.

Para la instalación, conciliación de importes, diagnóstico técnico y atención de incidentes, consulte el Anexo para administración y soporte.

25. Preguntas frecuentes

¿Puedo agregar varios gastos? Sí, hasta 100 conceptos por etapa. Cada uno tiene descripción e importe manual. Todos pertenecen al tipo elegido para el cuadro.

¿Puedo agregar después un concepto a un cuadro guardado? No directamente. Anule la etapa cuando sea posible y regístrela nuevamente con todos sus conceptos corregidos. Si hay etapas o cobros posteriores, debe resolver primero esas dependencias.

¿Puedo refinanciar sin protestar? No. Debe existir un protesto vigente y saldo pendiente.

¿Puedo refinanciar conservando los mismos números? Sí. Los campos se cargan con los actuales y puede conservarlos o modificarlos. Letra es obligatoria; Número único es opcional. Siempre debe definir un vencimiento futuro y los gastos de esa etapa.

¿Los números se generan solos al refinanciar? No se asigna una nueva numeración automáticamente en este formulario: el operador revisa o modifica ambos campos.

¿Puedo cambiar el cliente, la moneda o los documentos de origen? No desde la gestión de una etapa. Se toman de la cuota seleccionada. Si eligió la cuota equivocada, siga el procedimiento de corrección.

¿Se agregan intereses automáticamente por los días vencidos? No. Se registran únicamente los importes manuales que confirme el operador.

¿Puedo registrar una etapa sin gastos? No en esta versión; se exige al menos un concepto con importe mayor que cero.

¿Puedo cobrar una protestada sin refinanciarla? Sí. Utilice el cobro habitual sobre el saldo vigente, que ya incluye los gastos registrados.

¿Se crea una nueva deuda al refinanciar? Se conserva la misma deuda y sus referencias de cobro. Se actualiza su identificación y se incorpora el gasto nuevo una sola vez.

¿Puedo hacer otro refinanciamiento inmediatamente después del anterior? Para corregirlo, anule y registre de nuevo. Para un nuevo ciclo, la refinanciada debe superar su vencimiento con saldo, protestarse nuevamente y después refinanciarse.

¿Se borran los cuadros al anularlos o pagar todo? No. La anulación queda identificada en el historial; el pago total cambia el estado de cobranza sin borrar las etapas.

¿Debo anular el juego para corregir un gasto? No. Use Anular etapa y registre la corrección. La anulación del juego tiene un alcance mayor sobre la conversión completa.

¿El historial incluye cada recibo como un cuadro? Los cuadros de gestión corresponden a protestos y refinanciamientos. Para revisar el detalle de los recibos, consulte Recibos de cobro.

26. Listas de verificación

Antes de generar

• Cliente correcto.
• Documentos de la misma moneda.
• Saldo seleccionado correcto.
• Cantidad de cuotas y emisión revisadas.
• Aval completado cuando corresponde.
• Total de cuotas igual al monto a convertir.
• Vencimientos e importes correctos.

Después de generar

• El juego aparece en Letras generadas.
• El total y el pendiente son correctos.
• El resumen coincide con los documentos de origen.
• Las letras impresas muestran los datos esperados.

Después de cobrar

• Se seleccionaron letras del mismo cliente y moneda.
• Monto y forma de pago correctos.
• Número de operación registrado cuando corresponde.
• Apareció Cobro de letras registrado.
• El nuevo recibo muestra tipo LETRA, monto correcto y estado no anulado.
• El saldo pendiente de la cuota disminuyó en Letras generadas.

Antes de registrar gastos

• Cuota, cliente y moneda correctos.
• Saldo actualizado y vencimiento revisado.
• Tipo de operación permitido y título correcto.
• Cada concepto tiene una descripción clara y un importe positivo con hasta dos decimales.
• No hay filas vacías ni gastos repetidos de etapas anteriores.
• Total de gastos y saldo resultante comprobados.

Antes de refinanciar

• Hay un protesto vigente y saldo pendiente.
• Se consideraron los abonos realizados hasta ahora.
• Letra revisada; Número único revisado o vacío si no corresponde.
• Nuevo vencimiento posterior a hoy.
• Solo se agregaron los gastos nuevos de refinanciamiento.

Después de registrar una etapa

• Apareció Etapa registrada. y el cuadro está en el historial.
• Situación, identificación y saldo actual coinciden con lo esperado.
• Los cuadros anteriores permanecen sin cambios.
• El PDF muestra el título, los conceptos, importes y datos correctos.

Antes y después de corregir

• Identificó si el error está en una etapa, un recibo o el juego completo.
• Revisó las etapas y cobros posteriores que puedan bloquear la corrección.
• Registró un motivo claro y comprobó la marca ANULADA.
• Verificó que se descontaron solo los gastos correspondientes y se restauraron los datos anteriores.
• Registró la etapa corregida y reconcilió los recibos que correspondan.
• Volvió a revisar el saldo y los documentos que se entregarán al cliente.

Antes de anular un juego

• Seleccionó un recibo con tipo_pago LETRAS y detalle GENERACION LETRAS.
• No quedan cobros activos asociados a sus cuotas.
• No quedan protestos ni refinanciamientos vigentes en ninguna cuota del juego.
• Conoce el efecto sobre todos los recibos, documentos y cuotas del juego.
• Tiene permiso arecibo y una caja abierta.
• Registró un motivo claro para la auditoría.

Las capturas son ilustrativas. Los clientes, importes, fechas, series y números mostrados pueden variar según la empresa, la operación y los permisos del usuario.

27. Anexo para administración y soporte

Este anexo está dirigido al administrador de Creativa, al responsable de cobranza y al personal de soporte. Complementa los procedimientos del operador con las comprobaciones necesarias para instalar la ampliación, revisar diferencias y atender incidentes. El alcance es letras de venta.

27.1. Responsabilidades y permisos

La consulta y los PDF de gestión requieren mrecibo; el registro requiere además nrecibo; la anulación de etapas requiere además arecibo. El API consulta los permisos del usuario en users, mediante user_login. Se conserva la excepción existente para el usuario ADMIN.

Si un usuario puede consultar pero no registrar, no es necesario darle permiso de anulación para resolverlo. Revise el permiso específico y luego vuelva a cargar la sesión de la App para comprobar el acceso. Si la pantalla permite una acción pero el API la rechaza, verifique que ambos lados correspondan a la misma empresa, usuario y versión.

El permiso no reemplaza las reglas de negocio. Incluso con permiso, una letra pagada no admite gastos nuevos; un refinanciamiento exige protesto vigente; una etapa con cobros posteriores activos no puede anularse.

27.2. Instalación y puesta en servicio

Antes de actualizar, identifique la empresa, la base de datos utilizada por su API, las versiones de App/API y la carpeta efectiva de reportes. Coordine una ventana para el cambio y disponga de un respaldo recuperable de la base de datos y de las plantillas personalizadas.

El orden de instalación es:

1. Migración: aplicar el archivo de esta entrega Api/CompatApi/Database/Migrations/20261102_letras_venta_gestion.sql a la base de la empresa correspondiente.
2. API: publicar la versión que incluye la gestión de protestos/refinanciamientos y su integración con cobros y reportes.
3. App: publicar la versión que muestra las acciones y consume los nuevos contratos.
4. Plantilla: comprobar que ReporteGestionLetraVenta.repx esté en la ubicación efectiva de reportes y sea accesible al proceso del API.
5. Permisos y fecha: revisar los accesos del personal y la fecha, hora y zona horaria del servidor del API.
6. Verificación: ejecutar los casos de aceptación del apartado 27.9 en un entorno de prueba y confirmar que la consulta y los PDF funcionen en la instalación de destino.

La migración es compatible con MySQL 5.7 y crea letras_venta_operacion y letras_venta_operacion_gasto. No modifica los datos originales de conversión ni sustituye las migraciones que el módulo de letras ya necesitaba para funcionar.

El archivo utiliza CREATE TABLE IF NOT EXISTS: si una tabla con ese nombre ya existe, la instrucción no comprueba ni corrige su estructura. Ante una instalación previa o parcial, soporte debe contrastar columnas, tipos, índices y relación de gastos con el archivo oficial antes de considerar completa la migración. No elimine las tablas para volver a instalarlas: podrían contener operaciones reales.

Si faltan tablas, se presenta una ruta inexistente o no aparece la acción nueva, compruebe primero la base y las versiones efectivamente atendidas por la App. No concluya que la actualización está instalada solo porque los archivos se copiaron a una carpeta.

La fecha de operación y la validación de vencimientos dependen de la fecha del servidor del API. Una letra que vence hoy no puede protestarse y un refinanciamiento necesita un vencimiento posterior a hoy. Corregir un problema de reloj requiere revisión técnica del servidor; no se debe cambiar la fecha para forzar una operación.

27.3. Identificadores y datos que debe reconocer soporte

No confunda el número visible de la letra con el identificador interno de su deuda. El número visible puede cambiar; las referencias que relacionan los cobros se conservan.

Los datos originales de la cuota se conservan en la conversión. El importe del documento refinanciado queda registrado en la operación, separado del monto acumulado de la deuda. Las etapas anuladas siguen guardadas con anulado=1, motivo, usuario y fecha de anulación.

Para una revisión, recopile IdJuego, IdCuota, IdReciboPorPagar, IdOperacion y los identificadores de recibo que intervienen. Un número visible antiguo puede seguir encontrándose en la búsqueda, pero no debe utilizarse como sustituto del identificador interno para relacionar registros.

27.4. Referencia de interfaces para diagnóstico

Estas rutas documentan el flujo implementado. Las comprobaciones del operador se realizan desde la App. Las solicitudes que registran o anulan operaciones solo deben probarse con datos aislados o dentro de una intervención autorizada y controlada.

En la tabla se usan los nombres de propiedades del DTO para los cuerpos de solicitudes. Gastos es una lista de elementos con Concepto e Importe. Solicitud es el identificador único de la solicitud de registro. UltimaOperacionEsperada puede ser nulo cuando no hay una etapa vigente.

Las operaciones de LetrasController conservan la respuesta { ok, error, valor }. En un resultado correcto, ok es verdadero y valor contiene el historial. En un error controlado, ok es falso y valor contiene el mensaje. El PDF devuelve application/pdf; no es una respuesta JSON de historial.

Para las rutas de gestión de LetrasController, un rechazo de permisos produce HTTP 403; las demás excepciones tratadas por ese controlador producen HTTP 400, salvo la cancelación de solicitud, que utiliza 499. Una falla de autenticación o de un intermediario puede responder antes de llegar al controlador. Por ello, soporte debe conservar el estado HTTP y el mensaje, sin interpretar todo HTTP 400 como un simple error de escritura del usuario.

El controlador de letras utiliza el esquema de autenticación ApiKey; los reportes utilizan la autenticación configurada en su controlador. Use la configuración existente de la instalación. No adjunte claves, tokens ni cadenas de conexión al expediente de soporte.

27.5. Concurrencia, doble clic y reintentos

El registro de cada etapa se realiza dentro de una transacción. La deuda se bloquea durante la escritura y se comprueban el saldo y la última etapa que la App esperaba encontrar. La etapa, sus conceptos y el cambio del saldo se confirman juntos.

Si otro usuario registra un cobro, anula un recibo o modifica la gestión antes de confirmar, el formulario puede quedar desactualizado. La solución es consultar de nuevo y revisar los importes, no insistir con los valores anteriores.

Solicitud se guarda con un índice único y una huella de los datos enviados. Un reintento idéntico de una solicitud ya registrada devuelve el historial sin volver a cargar el gasto. Si se reutiliza la misma solicitud con otros datos o si la operación ya fue anulada, el API la rechaza. La anulación de una etapa ya anulada tampoco vuelve a descontar sus gastos.

Ante una respuesta perdida: consulte primero el historial y verifique tipo, conceptos, monto y saldo. Que el navegador muestre un error no demuestra que el servidor no haya confirmado la operación. No genere solicitudes nuevas repetidamente para “hacer que pase”; determine antes si la etapa existe.

Si hay un bloqueo prolongado o un error de base de datos, registre el mensaje y el momento, revise la actividad del API y de la base con el procedimiento habitual de soporte y vuelva a consultar el resultado antes de repetir la acción. No elimine la operación ni su clave de solicitud para liberar un reintento.

27.6. Conciliación de saldos y gastos

Para una cuota generada por este flujo, sin modificaciones externas, la revisión debe distinguir:

• Importe original: monto de la cuota al convertir los documentos.
• Gastos vigentes: suma de gastos de las operaciones que no están anuladas.
• Monto acumulado: importe original más gastos vigentes.
• Cobros vigentes de la cuota: importes de sus recibos de tipo LETRA que no están anulados, en la moneda de la deuda.
• Saldo pendiente: monto acumulado menos cobros vigentes.
• Importe del documento: importe original o importe fijado por la última refinanciación vigente. No equivale necesariamente al saldo pendiente ni al monto acumulado.

Ejemplo: importe original 1,000.00, cobro previo vigente 200.00, protesto 50.00 y refinanciamiento 40.00. El acumulado es 1,090.00; el saldo y el importe refinanciado son 890.00. Después de cobrar otros 100.00, el saldo es 790.00, mientras el documento refinanciado continúa por 890.00.

Si se anula el cobro previo de 200.00, ese importe debe regresar al saldo. Al anular posteriormente una etapa, el sistema descuenta solo sus gastos del saldo actual; no repone ciegamente el saldo histórico anterior. El capítulo 20 contiene el ejemplo completo de esta diferencia.

El cobro existente trabaja con una tolerancia de 0.005 para determinadas comparaciones de saldo. Si aparecen diferencias de precisión en datos antiguos, revise los valores almacenados y los recibos antes de concluir que hay un cargo duplicado. Los gastos nuevos se ingresan con hasta dos decimales.

No sume los saldos resultantes de todos los cuadros, no incluya gastos anulados y no utilice los recibos de GENERACION LETRAS como si fueran abonos de tipo LETRA a la cuota. Son registros con funciones distintas.

27.7. Diagnóstico de bloqueos y diferencias

Para el bloqueo por cobros posteriores, el sistema compara los recibos activos actuales con los que existían al registrar la etapa, conservados en cobros_anteriores. Una fecha escrita en el recibo no basta para decidir si bloquea la anulación. No modifique fechas ni ese registro de referencias para eludir la validación.

Una etapa que ya está marcada como ANULADA no debe reactivarse manualmente. Si vuelve a necesitarse, registre una nueva operación válida. Si hay inconsistencias que no puedan resolverse con las acciones de la App, escale el caso conservando el historial.

27.8. Soporte de reportes e impresión

El reporte nuevo utiliza ReporteGestionLetraVenta.repx y recibe la tabla de datos dtGestionLetraVenta. El servicio arma los cuadros a partir del historial, los conceptos y los datos de empresa. No requiere crear una clave nueva de sqlreportes para el reporte de gestión.

La plantilla base se encuentra en Api/CompatApi/media/Reportes/ReporteGestionLetraVenta.repx y está incluida en la copia de salida/publicación del proyecto. Si la empresa utiliza parametros3.reportes_root, verifique también la presencia y permisos de lectura en esa ubicación efectiva.

Para atender una falla de impresión:

1. Confirme que la cuota tenga operaciones y que el usuario pueda consultar su historial.
2. Determine si falla Imprimir cuadro, Imprimir historial, la letra individual, el juego completo o el resumen de conversión.
3. Compruebe la plantilla efectiva y el formato solicitado. Una plantilla F2 personalizada se denomina ReporteGestionLetraVenta_F2.repx.
4. Si falta F2, el respaldo a F1 con aviso es el comportamiento previsto. No es una falla del saldo ni del registro.
5. En letras refinanciadas, revise que una consulta personalizada letras_venta_documento conserve id_cuota. El servicio lo utiliza para aplicar los datos vigentes al documento impreso.
6. Descargue un PDF nuevo y contraste el cliente, moneda, títulos, conceptos, totales y marcas de anulación. Si hay muchas filas, revise las páginas de continuación.
7. Si el visor falla pero el registro existe, resuelva la impresión por separado. No vuelva a registrar la etapa para obtener el PDF.

El resumen de conversión conserva los importes originales. La letra individual y conjunta utiliza la última refinanciación vigente. El historial muestra los cálculos de cada etapa y el saldo actual por separado: estas diferencias entre reportes son deliberadas.

La respuesta de reportes dispone de las cabeceras X-Creativa-Formato-Repx, X-Creativa-F2-Disponible y X-Creativa-Respaldo-F1, útiles para identificar formato y respaldo durante un diagnóstico. Para ubicar plantillas y llamadas consulte el inventario de reportes REPX.

27.9. Casos de aceptación antes de habilitar la actualización

Ejecute estos casos con datos aislados. No cambie el reloj de un servidor productivo ni use cobros reales para simular vencimientos y correcciones.

La validación de desarrollo de esta entrega utilizó Api/tests/LetrasGestion.Checks para reglas, datos y reportes, y Api/tests/LetrasGestion.UiChecks para los componentes de la App. Esos ensayos aislados no acreditan por sí solos la instalación, impresión física o entrega de documentos en cada cliente.

27.10. Información que debe contener un incidente

El responsable puede completar esta ficha antes de remitir el caso por el canal habitual de soporte:

Comparta únicamente la información necesaria por los canales autorizados de la empresa. Excluya claves API, contraseñas, tokens, enlaces protegidos completos y cadenas de conexión. No se necesita enviar la base completa para una primera clasificación del incidente.

27.11. Corrección, recuperación y cierre del caso

Para errores de operación, use primero la corrección trazable de la App: resolver cobros o etapas posteriores, anular con motivo, registrar de nuevo y conciliar los pagos reales. El responsable debe comprobar el saldo final y los documentos que volverán a entregarse.

Para problemas técnicos, conserve la evidencia antes de intervenir. No sobrescriba saldo o monto_letra, no borre operaciones ni conceptos y no cambie sus marcas de anulación para aparentar una corrección. Esas acciones pueden romper las referencias, los controles de reintento y la relación con caja.

Un respaldo no es una corrección individual de un gasto. Si fuera necesaria una restauración, el responsable técnico debe definir el alcance, detener las escrituras afectadas durante la intervención y conciliar las operaciones posteriores al respaldo para evitar perder cobros u otros cambios legítimos. Tampoco debe retirarse la migración eliminando tablas que ya tengan historial.

Antes de cerrar el incidente, deje constancia de:

• Causa identificada y acciones realizadas, con sus responsables.
• Etapas y recibos vigentes o anulados al finalizar.
• Saldo, identificación, vencimiento y estado comprobados en la App.
• Recibos conciliados con el dinero recibido, cuando se hayan afectado cobros.
• PDF vigente revisado y documento correcto comunicado al operador.
• Validación del usuario que reportó el problema o del responsable de cobranza.

27.12. Referencias de implementación para mantenimiento

Las rutas siguientes son relativas a la raíz de la solución y permiten ubicar el código que respalda este anexo:

Mantenga este anexo sincronizado cuando cambien las reglas, permisos, contratos o plantillas. Una actualización posterior debe volver a comprobar las diferencias entre importe original, monto acumulado, importe del documento y saldo pendiente.