Crear guías de remisión electrónicas

La pantalla Nueva guia electronica crea una guía de remisión electrónica del remitente. La empresa seleccionada es la emisora y el campo Adquiriente identifica al receptor que se consignará en la guía.

SUNAT distingue las guías del remitente, las del transportista y las guías por eventos. Cada una responde a una finalidad propia. Referencia oficial: tipos de GRE.

En esta pantalla, elegir transporte público permite registrar la empresa que transportará los bienes dentro de la guía del remitente. Esa selección no genera una guía de transportista. Tampoco convierte la guía en una guía por eventos.

El menú también contiene una opción distinta denominada Guías de remisión. Para seguir este manual, ingrese a Guías electrónicas (GRE). La dirección de la pantalla es /facturacion/guias-remision-electronica; la creación se abre en /facturacion/guias-remision-electronica/nueva.

No cambie de tienda en medio de una guía nueva. Si inició en una tienda equivocada, vuelva al listado y empiece en la tienda correcta. No se ofrece recuperación automática de los datos todavía no guardados.

Al ingresar verá Guías de remisión electrónicas. El filtro Mes determina el período mostrado; la tienda procede de su sesión.

Las columnas incluyen fecha, número, referencias de origen (id_pedido), documento del adquiriente (doc_adq), razón social, motivo, estado local, usuario y Estado SUNAT. El listado no ofrece botones para editar, eliminar o anular una guía.

Abra la pestaña Emisor y adquiriente.

Seleccionar otra empresa vuelve a cargar su serie, dirección de partida y ubigeo de partida. Hágalo antes de ajustar la ruta; si cambia la empresa después, revise nuevamente estos campos.

La serie se normaliza a mayúsculas y el sistema agrega T cuando no está al inicio: 001 se convierte en T001. Esto no significa que cualquier texto sea una serie válida: el resultado debe tener exactamente cuatro caracteres y corresponder a la configuración de la empresa. El correlativo se asigna al guardar; no se escribe en el formulario.

Si ve «Configure serie_guiaE para esta empresa, tienda y usuario.», solicite configurar la serie correcta. No use una serie de otra empresa para evitar el aviso.

En Adquiriente, escriba al menos dos caracteres del nombre, RUC o DNI y seleccione una coincidencia. Escribir texto sin seleccionar un resultado no completa la identificación.

La búsqueda muestra hasta 20 coincidencias. Si aparece el aviso de que hay más, escriba un dato más preciso. Si la búsqueda falla, la pantalla informa «No se pudo buscar adquirientes. Intente nuevamente.».

Al seleccionar al adquiriente, se incorporan su tipo de documento, número y nombre. Su dirección se propone como llegada solo si Dirección llegada estaba vacía. Cambiar de cliente no reemplaza una dirección de llegada ya escrita. El ubigeo de llegada se selecciona por separado.

Crear un tercero desde la guía

1. Pulse el icono de persona con signo más del selector.
2. En Nuevo tercero, elija Tipo: DNI o RUC.
3. Complete RUC/DNI. Buscar admite DNI de ocho dígitos o RUC de once dígitos y consulta sus datos.
4. Revise Razon social / nombres y Direccion; puede completarlos manualmente cuando disponga de los datos correctos.
5. Pulse Guardar para registrar y seleccionar al tercero, o Cancelar para cerrar el diálogo.

La consulta de DNI puede dejar la dirección como -. Ese valor no es una dirección real de entrega: complétela en Traslado y rutas.

Particularidad: Guardar en este diálogo sí registra al tercero inmediatamente. Si el documento ya existe, el formulario puede actualizar su ficha; para reutilizar un tercero existente, prefiera seleccionarlo mediante la búsqueda. Este diálogo simplificado no muestra todos los datos de contacto de la ficha completa.

El menú Importar se abre con el icono rosado de flecha hacia abajo, en la parte superior de la guía nueva. Ofrece Pedidos, Traslados, Boletas y Facturas.

1. Elija el origen.
2. En el diálogo, ajuste Desde y Hasta. Inicialmente se muestra desde el primer día del mes hasta hoy.
3. Use Buscar para precisar documento, identificador o cliente, según el origen.
4. Revise fecha, documento, ID, destinatario, total y estado.
5. Marque los documentos correctos. Compruebe Seleccionados.
6. Pulse Importar. La pantalla informa cuántas líneas incorporó.
7. Revise receptor, ruta, motivo, cantidades, pesos y referencias antes de continuar.

Las búsquedas devuelven hasta 100 documentos y excluyen los que están marcados como anulados en el origen. Si falta un documento, primero revise tienda, fechas y filtro. Cambiar la búsqueda reinicia la selección; confirme nuevamente las casillas.

Qué trae cada origen

Importaciones sucesivas y varios documentos

• Las líneas se agregan, no reemplazan las anteriores y no se consolidan por artículo.
• Si el detalle estaba vacío, la primera importación carga adquiriente, dirección de llegada y referencias de origen. Si ya había alguna línea, conserva esos datos existentes y agrega las nuevas referencias y líneas.
• Una línea vacía agregada manualmente cuenta como detalle existente. Si desea que la importación proponga el receptor, elimine primero esa fila vacía.
• Importar el mismo documento dos veces puede duplicar sus líneas. No hay una protección de pantalla que impida esa repetición.
• Al seleccionar varios documentos se toman los datos de cabecera de uno de ellos. No se verifica automáticamente que todos tengan el mismo receptor. Importe solo documentos compatibles con el mismo traslado y confirme la cabecera final.
• Las referencias visibles tienen longitud limitada; una lista extensa puede quedar recortada. Conserve por separado el control de documentos y cantidades que está despachando.
• Modificar o eliminar líneas importadas afecta esta guía, no corrige el documento de origen ni genera por sí solo un movimiento de inventario.

Si el sistema indica «Los documentos seleccionados no tienen detalle importable.» o «Los documentos seleccionados no contienen líneas para importar.», no continúe suponiendo que copió los bienes. Revise el origen y consulte a soporte si faltan líneas esperadas.

En Traslado y rutas, seleccione Motivo. Las opciones proceden del catálogo configurado en su instalación; el selector muestra código y descripción. Se propone el código 01, cuando está disponible.

Cambiar Motivo también sustituye Descripcion motivo por la descripción del catálogo. Escriba una explicación adicional después de elegir el motivo definitivo, hasta 100 caracteres.

No conserve automáticamente el motivo propuesto por el sistema si la operación es distinta. Importar un traslado de almacenes, por ejemplo, no cambia por sí solo el motivo que tenía seleccionado el formulario.

SUNAT vincula los motivos con su Catálogo 20 y contempla información especial para determinadas operaciones de comercio exterior. Referencia oficial: motivos de traslado.

Operaciones especiales: esta pantalla no presenta campos dedicados para DAM/DS, manifiesto de carga, precintos o puertos. No dé por cubiertos esos datos escribiéndolos en Documento origen, Descripcion motivo u Observaciones. Antes de usar un motivo que los requiera, confirme con administración el flujo habilitado para esa operación.

Además, el anexo de SUNAT contempla bultos o pallets para los motivos 08, 09 y 19 cuando el traslado se realiza de esa manera. El envío actual de esta pantalla incorpora Bultos solo para 08. Por ello, para 09 o 19 con bultos/pallets se necesita confirmar un flujo que cubra el requisito antes de emitir. Referencia oficial: campos de la GRE remitente.

Las búsquedas de ubigeo muestran hasta 50 coincidencias. Precise distrito o código si no encuentra el deseado.

Ambos puntos necesitan ubigeo y dirección. Una dirección escrita no reemplaza la selección del ubigeo. La fecha de emisión y la fecha de inicio son datos diferentes: revise que expresen la operación real, incluso si el formulario permite guardar la combinación ingresada.

Aunque las direcciones admiten hasta 200 caracteres en pantalla, el envío utiliza hasta 100 caracteres y puede retirar texto entre paréntesis. Coloque primero la información esencial de la ubicación y revise el documento emitido. No deje la única referencia indispensable entre paréntesis.

En transporte público, Inicio también se utiliza como fecha de entrega de los bienes al transportista en el envío electrónico.

El formulario propone modalidad 02 y el indicador Vehiculo M1L activado, cuando el catálogo contiene esa modalidad. Estos valores son una ayuda inicial; revíselos según el vehículo real.

Cambiar de modalidad limpia datos: al pasar a pública se quitan placa y conductor; al pasar a privada se quitan los datos del transportista. Al elegir Auto o moto, se retiran los datos del conductor. Si vuelve a cambiar la opción, complete nuevamente lo que corresponda.

La casilla Vehiculo M1L de Traslado y rutas y el selector Tipo de vehículo de Transporte representan el mismo indicador. No active la casilla únicamente para evitar completar al conductor. En modalidad pública, el envío no utiliza ese indicador como traslado privado M1/L.

1. Seleccione modalidad 01.
2. Abra Transporte y despliegue Buscar transportista.
3. Use la búsqueda del selector y elija el transportista correcto por nombre y RUC.
4. Si no está registrado, pulse el icono de agregar empresa del selector.

En Nuevo transportista encontrará:

Usar transportista prepara la selección en el formulario. El registro nuevo se incorpora al catálogo al guardar la guía. Si ese RUC ya existe, esta operación no actualiza su ficha general; una corrección de la constancia MTC debe revisarse en el registro existente.

En pública no se capturan placa ni conductor en esta pantalla. Cambiar a privada para hacer aparecer esos campos alteraría la modalidad de la operación.

Seleccione modalidad 02 y abra Transporte.

Auto o moto

Seleccione Auto o moto e ingrese Placa del vehículo. El formulario no exige conductor para esta opción. Revise que el vehículo realmente corresponda a la categoría utilizada.

Otros vehículos

Seleccione Otros vehículos, ingrese la placa y elija Buscar conductor. Si falta en el catálogo, use el icono de persona con signo más.

La búsqueda puede recuperar solo parte de la información. El mensaje «Datos encontrados. Revise y guarde.» no reemplaza la revisión de nombres, apellidos y licencia.

El nuevo conductor se registra al guardar la guía si su documento todavía no existe. Si ya existía, esta operación no actualiza su ficha general. Para corregir una licencia guardada, solicite revisar el registro existente; el envío recupera la licencia de esa ficha.

Formato de la placa

La placa debe tener entre 6 y 8 letras o números, sin espacios ni guiones, y no puede estar formada solo por ceros. El sistema convierte a mayúsculas y retira espacios y guiones: por ejemplo, abc-123 queda ABC123.

La normalización del texto no comprueba que la placa exista o corresponda al vehículo. Verifique esa correspondencia antes de guardar.

Pulse Agregar linea. Se crea una fila con cantidad 1, unidad NIU y peso 0. Use el selector Articulo para buscar y seleccionar un artículo.

Debe existir al menos una línea, y todas necesitan código, descripción, unidad y cantidad positiva. Agregar una línea vacía y dejarla pendiente impide guardar.

Seleccionar manualmente un artículo no completa el peso desde su ficha. Escríbalo o revise el peso bruto total. Tampoco reserva ni descuenta stock por el solo hecho de agregarlo a esta guía; los movimientos de inventario corresponden a sus operaciones de origen.

El código que se transmite puede perder comas, espacios y guiones y quedar limitado a 30 caracteres. Si sus códigos se distinguen precisamente por esos caracteres, solicite revisar esa particularidad antes de emitir.

En Traslado y rutas, complete Peso KGM, Unidad peso y Bultos.

Al agregar o eliminar líneas, importar o cambiar un peso, el formulario vuelve a proponer Bultos = número de líneas. Eso puede diferir de los bultos físicos. Ingrese la cantidad real después de terminar el detalle.

En esas mismas operaciones se suman los pesos de las filas; si la suma es positiva, sustituye el peso bruto. Si la suma queda en cero, el peso bruto anterior puede mantenerse y necesita revisión manual.

Cambiar Cant. no recalcula Peso ni el peso bruto. Si importa 10 unidades con peso de línea 20 kg y después cambia la cantidad a 6, ajuste el peso de la línea a 12 kg si corresponde. El sistema no hará ese ajuste por usted.

Ejemplo: una línea de 6 unidades pesa 12 kg y otra de 4 unidades pesa 3 kg. El total de las líneas es 15 kg. Si el embalaje eleva el peso bruto a 16 kg, confirme ese valor final después de terminar los cambios. Si hay 3 cajas, registre 3 bultos aunque solo haya 2 líneas. Los números son ilustrativos.

El número de bultos se conserva en la guía, pero el envío actual lo incluye específicamente cuando el motivo es 08. No confunda que un dato esté guardado con que se transmita de la misma forma para todos los motivos.

1. Pulse Agregar.
2. En Emisor y adquiriente, seleccione la empresa, revise la serie y emisión, y elija al receptor.
3. Si parte de documentos existentes, use Importar y revise los datos que se copiaron.
4. En Traslado y rutas, confirme motivo, modalidad, inicio, peso, bultos y ambos puntos de la ruta.
5. En Transporte, complete transportista o placa y conductor, según la modalidad.
6. Complete o revise el Detalle; elimine duplicados y confirme cantidades, unidades y pesos.
7. Agregue observaciones si las necesita y haga la revisión previa al envío.
8. Pulse Guardar y enviar una sola vez. Conserve el número que informa el sistema.
9. En el listado, compruebe el estado local y consulte Estado SUNAT. Abra el PDF y descargue los archivos disponibles.

Volver regresa al listado. No guarda el formulario. Esta pantalla no tiene un botón independiente de «Guardar borrador»: el borrador se genera como parte del proceso de guardado y envío.

Use observaciones breves y útiles. No coloque contraseñas ni información ajena al traslado. Escribir un número de DAM, DS o factura en una nota no reemplaza un campo electrónico específico requerido para su operación.

1. Emisor: empresa correcta, RUC y serie del establecimiento que corresponde.
2. Receptor: documento, nombre y destino correctos; no basta el texto escrito en la búsqueda.
3. Fechas: emisión e inicio revisados.
4. Motivo: corresponde a la operación; revise especialmente las guías importadas desde traslados.
5. Modalidad: pública o privada correcta; tipo de vehículo M1/L revisado.
6. Transporte: RUC y razón social del transportista, o placa y conductor completo cuando corresponda.
7. Ruta: ubigeo y dirección tanto de partida como de llegada.
8. Bienes: sin filas vacías, duplicados ni cantidades equivocadas; códigos, descripciones y unidades completos.
9. Peso y bultos: peso bruto positivo y bultos físicos revisados después de cambiar el detalle.
10. Caso especial: confirme que los datos exigidos por su operación tienen un campo y flujo habilitados.

Si aparece un aviso de validación, complete el dato y revise nuevamente. Que el formulario permita guardar no sustituye la validación del envío electrónico ni la comprobación del resultado de SUNAT.

Pulse Guardar y enviar. Mientras se procesa aparece Guardando... y el botón queda deshabilitado.

Primero se guarda la guía, se asigna su número y queda como Borrador. Si el envío automático está habilitado, se incorpora a la cola de procesamiento. Puede aparecer «Envio automatico en cola.» junto al aviso del borrador. Ese aviso no significa que se perdieron los datos ni que SUNAT ya aceptó la guía.

La pantalla vuelve al listado. Busque el número en la misma tienda y en el mes de su fecha de emisión. Vuelva a cargar el listado después del procesamiento; no espere que la fila se actualice permanentemente por sí sola.

El icono de reenvío solo aparece cuando el estado de la fila es Borrador. Una fila con otro estado de error puede requerir revisión en Solucionar envío doc. elec. por personal autorizado. Esa herramienta puede procesar otros documentos pendientes; no la use como si fuera un botón limitado a la guía seleccionada.

Si necesita corregir una guía ya guardada, esta pantalla no ofrece edición. Entregue el número y la corrección necesaria a administración o soporte para determinar el procedimiento según su estado real. No cambie el documento de origen esperando que se modifique la guía guardada.

Pulse Consultar SUNAT desde el listado. La consulta alcanza documentos y bajas de este tipo y tienda que aún no tengan un resultado registrado, de cualquier mes. No se limita a las casillas seleccionadas ni al filtro mensual.

Durante el proceso verá Consultados, Actualizados, Pendientes y Errores. Detener termina después de la consulta en curso. Salir de la pantalla cancela el recorrido; tres errores consecutivos lo detienen. Puede consultar nuevamente los pendientes.

Consultar SUNAT no envía ni reenvía la guía. Un envío pendiente se gestiona mediante su flujo de envío. Esta consulta tampoco vuelve a escribir automáticamente estados que ya tenían un resultado.

Conserve por separado los conceptos: estado local, resultado de SUNAT y disponibilidad de archivos. Pueden cambiar en momentos diferentes.

Pulse el número de la guía o su icono de impresora. Se abre el visor PDF.

El formato inicial depende de la configuración. Si se solicitó F2 y falta su plantilla, el sistema puede usar F1 con aviso; no significa que cambió el contenido de la guía. Un F2 defectuoso necesita revisión de soporte.

El PDF se genera a partir de los datos guardados y puede estar disponible antes de tener confirmación de aceptación. Revise Estado SUNAT y la constancia, además de la representación impresa.

Si la empresa tiene envío automático por WhatsApp configurado, puede realizarse después de emitir, usando los teléfonos del tercero. Un fallo de WhatsApp no anula una emisión correcta. La entrega por WhatsApp y la aceptación de la guía son comprobaciones diferentes.

Para una guía, pulse su icono de archivo comprimido. Para varias, marque sus casillas y use Descargar XML/CDR/PDF seleccionados en la cabecera.

• XML: documento electrónico, cuando esté disponible.
• CDR: constancia de recepción y resultado, cuando se haya obtenido.
• PDF: representación legible de la guía.

La descarga entrega un ZIP con los archivos disponibles. El mensaje indica cuántos archivos incluyó. Si falta alguno, se abre Archivos no disponibles; revise esa lista, ya que un ZIP descargado no garantiza que contenga todos los XML y CDR solicitados.

Seleccionar más de 100 documentos muestra la confirmación Descarga grande. Puede tardar varios minutos y se interrumpe si se cierra la página o se pierde la conexión. Descargue por grupos cuando necesite controlar mejor el resultado.

No confunda esta acción con Excel: Excel exporta el listado y no reemplaza los archivos electrónicos.